E-Rechnung: Pflicht oder Chance?
Warum sich jetzt der Umstieg lohnt

Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 beginnt für viele die Pflicht zur Ausstellung, ab 2028 ist dann die vollständige Umstellung auf elektronische Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben. Was zunächst wie eine weitere regulatorische Vorgabe wirkt, eröffnet bei genauerer Betrachtung eine handfeste Chance zur Digitalisierung – gerade für Wohnungsunternehmen, deren Prozesse oft noch papierlastig und manuell geprägt sind.

Denn kaum ein Vorgang tritt im Arbeitsalltag so häufig auf wie der Rechnungseingang. Instandhaltung, Betriebskosten, Verwaltung, Modernisierung – all das erzeugt Jahr für Jahr tausende von Rechnungen. Und diese Rechnungen durchlaufen heute in vielen Unternehmen einen Prozess, der mit bis zu 25 Einzelschritten alles andere als effizient ist: vom Posteingang über händische Prüfungen, Freigaben und Umläufe bis hin zur papiergebundenen Archivierung. Verzögerungen, Medienbrüche, Doppelbuchungen und verlorene Belege sind dabei keine Ausnahme, sondern Alltag – mit erheblichen Kostenfolgen.

Digitale Rechnungsworkflows bieten hier großes Potemzial: Die durchgängige Digitalisierung – vom Eingang der Rechnung über die Prüfung bis zur revisionssicheren Archivierung – reduziert Bearbeitungszeiten drastisch, minimiert Fehlerquellen und schafft gleichzeitig Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Moderne ERP-Systeme ermöglichen heute schon Dunkelverarbeitung bei Kleinbetragsrechnungen, automatische Prüfregeln und klar definierte Freigabelogiken. Das entlastet nicht nur die Finanzbuchhaltung, sondern auch die Fachabteilungen und Führungskräfte.

Wichtig ist dabei: E-Rechnung heißt nicht einfach, ein PDF per E-Mail zu empfangen. Eine echte E-Rechnung entspricht der europäischen Norm EN 16931 – Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD sind maschinenlesbar und können automatisiert verarbeitet werden. Der einfache PDF-Anhang, wie er vielerorts noch genutzt wird, ist dafür weder geeignet noch rechtssicher.

Auch jenseits der regulatorischen Anforderungen ergibt sich durch E-Rechnungen ein Effizienzgewinn: Studien zeigen, dass sich bei mittelgroßen Wohnungsunternehmen schnell Einsparungen von mehreren zehntausend Euro pro Jahr realisieren lassen – allein durch den reduzierten Personalaufwand. Hinzu kommt eine spürbare Qualitätsverbesserung in der Prozessorganisation und eine stärkere Resilienz gegenüber Ausfällen, etwa durch Krankheit oder Urlaub.

Fazit: Die E-Rechnung ist weit mehr als ein gesetzliches Muss. Sie ist ein konkreter Hebel, um zentrale Verwaltungsprozesse zu modernisieren, personelle Ressourcen zu schonen und die digitale Zukunftsfähigkeit des Unternehmens zu sichern. Wohnungsunternehmen, die diesen Schritt aktiv gestalten, werden nicht nur regulatorisch auf der sicheren Seite stehen – sie verschaffen sich auch einen strukturellen Vorteil im Wettbewerb um Zeit, Qualität und qualifizierte Mitarbeitende.

Bernhard Fügen | Dr. Korbinian Weisser