ERP, Schnittstellen, KI – Prüfung am Puls der digitalen Transformation

Ein Beitrag von Max Fischer (M. Sc.) und Robert Dobroschke (WP, CISA)

Die IT-Landschaften von (Wohnungs-) Unternehmen sind drei großen Trends ausgesetzt: ERP-Systemwechsel werden in Folge von Konsolidierung häufiger, Spezialsysteme und damit Schnittstellen nehmen zu und erste KI-Funktionen wandern in Kernprozesse. Für die Prüfung heißt das: Wir fokussieren uns auf die drei Felder, in denen Ordnungsmäßigkeit, Datenqualität und Nachvollziehbarkeit gegeben sein müssen, um sich wirklich auf die IT verlassen zu können.

1 Migration des ERP-Systems
Die Anbieterlandschaft im ERP-Bereich konsolidiert sich – viele (Wohnungs-) Unternehmen stehen deshalb vor Systemwechseln. Migrationen sind der kritische Moment jeder ERP–Neueinführung. Prüfungsziele sind dabei die Einhaltung handels- und steuerrechtlicher Anforderungen, ein wirksames
IT–K-ontrollumfeld des geänderten rechnungslegungsrelevanten Systems sowie die Bilanzkontinuität.

Unser Vorgehen in der Prüfung: klare Abgrenzung des Prüfungsumfangs und Fokussierung auf das Wesentliche. So entsteht belastbare Evidenz für eine ordnungsgemäße Einführung – ohne unnötige Formalismen, aber mit der nötigen Tiefe.

2 Komplexität durch Spezialsoftware
Jedes Unternehmen braucht eine IT-Strategie, die festlegt, was das ERP-System leisten muss – und welche Anforderungen besser durch spezialisierte Software erfüllt werden. Aus dieser Abwägung folgt die Architektur: Was außerhalb des ERP-Systems passiert, wird per Schnittstelle angebunden. Mit jeder Kopplung steigt jedoch der Integrationsaufwand und damit die Komplexität der IT-Landschaft. Die IT-Strategie muss daher individuell zu den Anforderungen und Ressourcen des Unternehmens passen.

Relevante Prüfungsanforderung ist hier die Integrität der durchlaufenen Daten und ihre vollständige, richtige Verbuchung. Ziel ist ein betriebs- und revisionssicherer Datenaustausch—ohne „stille“ Differenzen zwischen Vor-/Nebensystemen und ERP-System.

3 KI im ERP-System
Erste Integrationen sind da: Viele ERP-System-Hersteller und Zusatzlösungen bringen KI bereits produktiv in Prozesse – etwa bei Freitext-Erfassung, Rechnungseingang, Zahlungsklärung oder Buchungsvorschlägen. Im Kontext der Rechnungslegung ergibt sich

hier jedoch das Problem, dass die KI bei gleichen Eingaben nicht zwingend gleiche Ergebnisse liefert (u.a. aufgrund Stochastik, Modell-Updates, Kontexteinflüssen usw.). Das erschwert Verlässlichkeit und Reproduzierbarkeit, was im Widerspruch zu den GoBD steht.

Das Institut der Wirtschaftsprüfer hat für diesen Widerspruch den PS 861 zur Prüfung von KI-Systemen veröffentlich. Wesentlich Prüfbereiche sind hier:

· ethische und rechtliche Anforderungen für künstliche Intelligenz
· Nachvollziehbarkeit
· IT-Sicherheit
· Leistungsfähigkeit

Damit steht nun ein erstes Rahmenwerk zur Verfügung, um KI verlässlich und prüfbar in die IT-Landschaft zu integrieren.

Fazit
(Wohnungs-) Unternehmen sind einem starken Wandel im Bereich der IT-Landschaft ausgesetzt. Hier gilt es, sich mit einer IT-Strategie zukunftsfähig aufzustellen und eine zeitgemäße, sicherere und gesetzeskonforme IT zu betreiben. Wir unterstützen Sie dabei gerne. Kommen Sie bei Rückfragen gerne auf uns zu.