Erste Erfahrungen mit der E-Rechnung – ein Zwischenfazit

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung zum 01. Januar 2025 sollte Unternehmen zu einer stärkeren Digitalisierung und Effizienzsteigerung bewegen. Doch wie sieht die Realität nach den ersten Monaten aus? Eine umfassende Umfrage unter unseren Mitgliedsunternehmen gibt detaillierte Einblicke und zeigt klar auf, in welchen Bereichen Handlungsbedarf besteht.

Positiver Start, doch noch nicht überall umgesetzt

Die Umfrageergebnisse zeigen zunächst ein überwiegend positives Bild: Die Mehrheit der teilnehmenden Wohnungsunternehmen bestätigt, mittlerweile in der Lage zu sein, E-Rechnungen zu empfangen. Allerdings gibt es auch Wohnungsunternehmen, die sich noch mitten in der Vorbereitungsphase befinden und sowohl technische als auch organisatorische Herausforderungen bewältigen müssen.

Die technischen Lösungen zur Umsetzung der Empfangspflicht sind vielfältig. Viele Wohnungsunternehmen nutzen entweder eine zentrale E-Mail-Adresse oder ein bestehendes ERP-System, um E-Rechnungen zu empfangen. Andere greifen auf spezialisierte Online-Tools oder externe Dienstleister zurück, was jedoch in einigen Fällen zu höheren Prozesskosten führt. Einzelne Wohnungsunternehmen befinden sich sogar noch in der Evaluierungsphase geeigneter technischer Lösungen, was ebenso zeigt, dass die verpflichtende Einführung in der Praxis nicht überall reibungslos erfolgt ist.

Einige Wohnungsunternehmen berichteten zudem, dass technische Schwierigkeiten und Unklarheiten bezüglich der Formatstandards wie ZUGFeRD oder XRechnung zu Verzögerungen bei der Implementierung führten. Diese Formate sind speziell darauf ausgelegt, Rechnungen in einem vollständig digitalen, strukturierten Format bereitzustellen, um maschinelle Verarbeitung zu ermöglichen. Sie entsprechen zudem den technischen Anforderungen der Finanzbehörde. Probleme treten häufig dann auf, wenn Wohnungsunternehmen mit unterschiedlichen Formaten von ihren Geschäftspartnern konfrontiert sind und intern noch keine standardisierten Prozesse zur Verarbeitung dieser verschiedenen Formate etabliert wurden.

Schulungsbedarf oft unterschätzt

Ein wesentlicher Punkt, der durch die Umfrage deutlich wurde, ist der häufig unterschätzte Schulungsbedarf. Viele Wohnungsunternehmen gaben an, dass Mitarbeitende zusätzliche Schulungen benötigen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Insbesondere wurde mittlerer Schulungsbedarf angegeben, was verdeutlicht, dass die Komplexität der digitalen Umstellung häufig unterschätzt wurde. Besonders betroffen sind dabei Bereiche wie die GoBD-konforme Archivierung, der Umgang mit unterschiedlichen Rechnungsformaten wie ZUGFeRD oder XRechnung und generell die digitale Weiterverarbeitung der Rechnungen.

Es zeigte sich, dass ein Großteil der Mitarbeitenden nicht ausreichend auf die Änderungen vorbereitet wurde und vielfach Prozesse weiterhin manuell bearbeitet werden, was dem eigentlichen Ziel der Digitalisierung entgegensteht. Wohnungsunternehmen berichten, dass fehlende Kenntnisse in der elektronischen Archivierung und mangelnde Routine im Umgang mit elektronischen Formaten zu Fehlern und Prozessverzögerungen führen.

GoBD-Compliance: ein unterschätztes Risiko

Aus unserer Sicht zeigt sich gerade bei der Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) großer Handlungsbedarf. Einige Wohnungsunternehmen haben bislang keine ausreichenden Maßnahmen getroffen, um die empfangenen E-Rechnungen revisionssicher und GoBD-konform zu archivieren.

Insbesondere das Bewusstsein darüber, dass das ursprüngliche elektronische Rechnungsdokument – etwa ein per E-Mail empfangener XML- oder PDF/ZUGFeRD-Anhang – das aufbewahrungspflichtige Original darstellt, ist nicht überall ausreichend vorhanden. Wird dieses Dokument lediglich ausgedruckt oder ohne technische Sicherung in einem einfachen Dateisystem abgelegt, entspricht dies nicht den GoBD-Anforderungen.

Die Einhaltung der GoBD erfordert, dass elektronische Dokumente unverändert, vollständig, nachvollziehbar und jederzeit maschinell auswertbar gespeichert werden. Außerdem ist eine Verfahrensdokumentation notwendig, die den gesamten Prozess – von der Annahme über die Verarbeitung bis zur Archivierung – dokumentiert und prüfbar macht.

Unsere Umfrage zeigt, dass einige Wohnungsunternehmen noch immer keine revisionssichere Archivierung praktizieren. In der Praxis bedeutet das: Rechnungen werden lediglich als Ausdruck abgelegt oder als lose PDF-Dateien gespeichert – ohne nachvollziehbare Versionierung, Zugriffsrechte oder Protokollierung.

Diese Defizite können im Rahmen von Betriebsprüfungen gravierende Folgen haben. Denn: Kann ein Unternehmen die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nicht sicherstellen, drohen Hinzuschätzungen durch das Finanzamt, da die Beweiskraft der Buchführung und der Rechnungsunterlagen in Zweifel gezogen wird. Im schlimmsten Fall führt dies zu einer Steuerschätzung zu Ungunsten des Unternehmens – mit entsprechenden finanziellen Belastungen.

Auch für die Wirtschaftsprüfung ergibt sich ein ernstzunehmendes Risiko. Fehlt der revisionssichere Zugriff auf die Originalrechnungen, kann der Prüfer nicht mit hinreichender Sicherheit bestätigen, dass die Rechnungen echt und vollständig sind. Dies gefährdet die Prüfungsfeststellung zur Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung insgesamt.

Auch diese Entwicklung zeigt, dass die Prüfung von Risiken aus der Nutzung von IT im Rahmen der Abschlussprüfung – oder auch in einer eigenständigen, vorgelagerten Prüfung – eine wachsende Bedeutung zukommt. Nur über eine gezielte Prüfung der eingesetzten Systeme, Schnittstellen und Archivierungsverfahren kann nachvollzogen werden, ob elektronische Rechnungen tatsächlich unverändert verarbeitet und revisionssicher gespeichert wurden. Dies ist vor allem bei rein maschinenlesbaren Rechnungsformaten wie der XRechnung im XML-Format von entscheidender Bedeutung, da deren Inhalte im Gegensatz zu hybriden Formaten wie ZUGFeRD nicht unmittelbar visuell nachvollziehbar sind.

Ohne geeignete Prüfverfahren oder Einsicht in technische Verarbeitungsschritte besteht das Risiko, dass Fehler oder Manipulationen unentdeckt bleiben – was zu Einschränkungen im Prüfungsurteil führen oder zusätzliche Prüfungshandlungen erforderlich machen kann.

Fazit: Digitalisierungspotential noch nicht vollständig ausgeschöpft

Die Umfrage macht deutlich, dass viele Wohnungsunternehmen zwar die Chancen der E-Rechnung erkannt haben, der Weg zur vollständigen digitalen Prozessintegration jedoch noch nicht vollständig beschritten wurde. Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung findet grundsätzlich Zustimmung, birgt jedoch weiter erhebliche Herausforderungen. Neben den unmittelbar technischen und organisatorischen Aspekten sollten Wohnungsunternehmen auch kulturelle und arbeitsorganisatorische Veränderungen in den Blick nehmen. Digitalisierung ist nicht nur eine technische, sondern auch eine strategische Herausforderung, die von Führungskräften und Mitarbeitenden gemeinsam bewältigt werden muss.

Langfristig profitieren diejenigen Wohnungsunternehmen besonders, die diese Herausforderungen proaktiv angehen, frühzeitig auf digitale Prozesse umstellen und dadurch Effizienzgewinne, höhere Rechtssicherheit und letztlich Wettbewerbsvorteile erzielen.

Die regionalen Prüfungsverbände der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft und ihre nahestehenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaften unterstützen gern bei Fragen rund um das Thema E-Rechnungen.

Autoren:
WP/StB Robert Dobroschke
Wirtschaftsprüfung und Prüfungsnahe Beratung – IT
VdW Bayern, München

Matthäus Ernst
Vorstandsassistent Wirtschaftsprüfung
VdW Bayern, München