Mit der Einführung des Wachstumschancengesetzes sind die Regelungen zur Ausstellung, Übermittlung sowie zum Empfang von Rechnungen nach § 14 UStG für die nach dem 31. 12. 2024 ausgeführten Umsätze im B2B-Bereich neu gefasst worden. Demnach ist seit dem 1. Januar 2025 bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu verwenden.
Die konkreten Umsetzungsregelungen sowie eventuelle Befreiungsmöglichkeiten wurden anschließend durch zwei darauffolgende Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen festgelegt.

Leitfaden zur E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist nach der neuen Begriffsdefinition eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (konform mit der EU-Norm EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird sowie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die bisher im allgemeinen Sprachgebrauch als E-Rechnung bezeichneten PDF-Rechnungen gelten gemäß der aktuellen Definition als sonstige Rechnungen, obwohl diese in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Im Gegensatz zu einer einfachen PDF-Datei, die nur ein digitales Bild darstellt, enthält eine echte E-Rechnung die Daten in einem maschinenlesbaren Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht.
Als sonstige Rechnungen gelten nun auch alle in Papierform ausgestellten Rechnungen.

Stufenweise Einführung mit Übergangsregeln

Die Empfangsbereitschaft einer E-Rechnung ist bereits seit dem 01.01.2025 zu gewährleisten. Die Rechnungsstellung kann jedoch auch auf Papier oder einem anderen elektronischen Format (in diesem Fall jedoch bei Zustimmung des Empfängers) erfolgen. Diese Erleichterung betrifft allerdings die Umsätze in dem Zeitraum vom 01.01.2025 bis 31.12.2026. Für die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gelten zudem nach
§ 27 Absatz 38 UStG verschiedene Übergangsregelungen, nach denen der Rechnungsaussteller unter bestimmten Voraussetzungen dennoch eine sonstige Rechnung ausstellen kann. Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG, Rechnungen i. S. des § 33 UStDV, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt (sogenannte Rechnungen über Kleinbeträge) und Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen (§ 34 UStDV) ausgegeben werden, können nach wie vor als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.
Weitere Übergangsregelungen sind von dem Umsatz abhängig und gelten bis spätestens zum 31. Dezember 2027. Hierbei handelt es sich um eine Verlängerung der zuvor genannten Übergangsregelung für kleinere Unternehmen. Die Rechnungsstellung kann auf Papier oder anderem elektronischen Format (ebenfalls bei Zustimmung des Empfängers) erfolgen. Voraussetzung ist, dass der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat. Der Begriff „Gesamtumsatz“ beinhaltet nach der gesetzlichen Definition nicht die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreien Umsätze (darunter Umsätze aus Vermietung und Verpachtung), wodurch einige Wohnungsunternehmen auch in 2027 noch nicht zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sein dürften. Mit einigen Ausnahmen greift dann ab dem 1. Januar 2028 die Pflicht für alle im B2B-Bereich tätigen Unternehmen in Deutschland.

Besonderheiten für Wohnungsunternehmen

Die neue Verpflichtung betrifft vor allem gewerbliche Vermieter sowie Vermieter von Gewerbeimmobilien. Für diese Gruppe sieht jedoch der Gesetzgeber eine spezielle, umsatzspezifische Befreiung von der Pflicht zur Ausstellung der E-Rechnung vor. Für die Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (darunter die Vermietung und Verpachtung), müssen Unternehmer keine E-Rechnung ausstellen. Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG (wie innergemeinschaftliche Lieferungen) sind von dieser Ausnahme nicht betroffen und unterliegen weiterhin der E-Rechnungspflicht.
Die Befreiung gilt, solange kein freiwilliger Verzicht auf Steuerbefreiung nach § 9 Abs. 1 UStG (sogenannte Option zur Umsatzsteuer) erfolgt, und zwar dauerhaft und unabhängig von den erzielten Umsätzen. Nicht begünstigt bleiben die Vermietungen von Wohn- und Schlafräumen, die ein Unternehmer zur kurzfristigen Beherbergung von Fremden bereithält (Ferienwohnungen), die Vermietung von Stellplätzen oder Garagen (ohne Verbindung zur Wohnraummiete), die kurzfristige Vermietung auf Campingplätzen und die Vermietung und Verpachtung von Maschinen und sonstigen Vorrichtungen aller Art, die zu einer Betriebsanlage gehören (Betriebsvorrichtungen), auch wenn sie wesentliche Bestandteile eines Grundstücks sind.
Für diejenigen Vermieter, die keinen Gebrauch von den Befreiungsvorschriften machen, wurde eine Erleichterung aufgenommen, indem eine E-Rechnung in Form einer Dauerrechnung ausgestellt werden kann, wenn der Mietvertrag als Anlage digital verknüpft ist. Anschließend gilt noch eine Sonderregelung für die Mietverträge, die vor dem 1. Januar 2027 abgeschlossen worden sind. Bestehende Dauerrechnungen (z. B. Mietrechnungen als PDF-Datei) bleiben gültig, solange sich die Angaben nicht ändern.

Hinweise:
Neue Regelungen betreffen grundsätzlich B2B-Umsätze, für Leistungen gegenüber Privatkunden müssen keine E-Rechnungen ausgestellt werden. Gewerbliche Vermieter sowie Vermieter von Gewerbeimmobilien, können unter Umständen von der Pflicht zur Ausstellung der
E-Rechnung befreit werden. Für E-Rechnungen gelten dieselben gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Pflichtangaben (wie Steuernummer oder Rechnungsnummer) wie für herkömmliche Rechnungen. Kommen Sie bei Fragen rund um die Rechnungsstellung gern auf uns zu.